Belastung = zu wenig Zeit
Gründerinnen oder Gründer haben vor und auch nach dem Start alle Hände voll zu tun: von morgens bis abends, nicht selten auch übers Wochenende. Viele haben das Gefühl: Die verfügbare Zeit reicht nicht.
Gute Organisation vermeidet Stress und spart Zeit
Hinter diesen leidvollen Erlebnissen steckt meist ein weit verbreitetes Übel: fehlende oder schlechte Organisation. Es gibt einige klassische unternehmerische Aufgabenfelder, für die eine gute Organisation besonders wichtig ist:
- die Arbeitsabläufe/Arbeitszeit (Kundenkontakte, Schreibtischarbeit)
- die Kommunikation (Briefe, E-Mails)
- die Dokumentenablage (in Regalordner oder Computer)
Die Erfahrung zeigt, dass es bei Gründern und jungen Unternehmen vor allem bei der Organisation der Arbeitsabläufe und der Dokumenten-Ablage „klemmt“.
Großes Organisationsproblem: Störungen
Wer kennt den Ausspruch nicht: „Zum Arbeiten komme ich erst nach Feierabend.“ Ein wichtiger Grund sind die vielen „Störfaktoren“, die tagsüber von der Arbeit abhalten, aber eigentlich dazugehören: Telefonate, Mitarbeiter, Kunden, Besprechungen, Konflikte usw. Wer immer wieder gestört und dadurch in seiner Arbeit unterbrochen wird, benötigt zur Weiterarbeit immer wieder eine neue Anlauf- und Einarbeitungszeit. Unter dem Strich geht hier ein Großteil effektiver Arbeitszeit verloren.
10 Tipps für die Zeitplanung
- Aufgabenübersicht: eine Liste mit allen bereits bekannten Aufgaben und übernommenen Aufträgen anlegen.
- To-Do-Liste: für jeden Arbeitstag aufschreiben, was zu tun, und durchstreichen, was erledigt ist. Am Ende des Tages den nächsten Tag planen.
- PC/Organizier: Aufgaben in PC und Smartphone eintragen, Geräte untereinander und ggf. unbedingt mit Tischkalender synchronisieren.
- Arbeitsschritte: Arbeitsberge in überschaubare Arbeitshügel zerlegen.
- Zeiten für bestimmte Tätigkeiten einplanen und freihalten: Mails bearbeiten, Angebote schreiben, Telefonate/Gespräche, Besuche usw.
- Prioritäten setzen: A = sofort heute, B = möglichst innerhalb von 24 Stunden, C = innerhalb von 4 Arbeitstagen (Routineaufgaben wie Buchführung, Ablage), D = bei Gelegenheit zwischendurch, maximal innerhalb der nächsten 4 Wochen
- Im Blick behalten: Wiedervorlagemappe oder Erinnerungsfunktion (z. B. von Outlook) nutzen
- Keine Aufschieberitis: unangenehmste Pflicht zuerst erledigen (größte Hürde genommen, der Rest fällt leichter).
- Zeit für Privates einplanen: Zeiträume dafür festlegen.
- Nicht mehr als zwei Drittel der verfügbaren Arbeitszeit verplanen: Puffer für Unvorhergesehenes, Stress vermeiden.
Zeit erfassen
Mit einer systematischen Zeiterfassung lässt sich dokumentieren, wo Zeit verschwendet wird oder fehlt. Eine solche Zeiterfassung hat einen weiteren Vorteil: Mit ihrer Hilfe lässt sich überblicken, wie lange es dauert, einen bestimmten Auftrag zu erledigen. Das ist wichtig für die zeitliche und finanzielle Kalkulation von Angeboten und die Überprüfung (Nachkalkulation) erledigter Aufträge.
8 Tipps für eine reibungslose Kommunikation
- Standardisieren: Briefe und Mails: Vorlagen für bestimmte Anlässe entwerfen und nutzen (Angebot, Rechnung).
- Sortieren: Anlegen von Eingangs- und Ausgangsordner für einzelne Kunden, Behörden oder Projekte.
- Automatische Regeln erstellen: Sie sind bei jedem aktuellen Mail-Programm möglich, um eingehende E-Mails in die vorhandenen Eingangsordner zu verschieben.
- Entscheiden: E-Mails löschen, weiterleiten, speichern, sofort bearbeiten (s. Umgang mit eingehenden Informationen)
- Kennzeichnen: Verwendung von systematischen Betreff-Zeilen, um bestimmte E-Mails zu finden (z. B. Projektname: aktueller Vorgang)
- Feste Bearbeitungszeiten einplanen: Die Korrespondenz entweder ein oder zwei Mal täglich am Stück erledigen.
- Mails beantworten: Kunden erwarten bei einer E-Mail-Anfrage wie bei einer telefonischen Anfrage eine „zeitnahe“ Antwort (im Gegensatz zu einer Anfrage mit der normalen Post). Faustregel: bis 24 Stunden später = optimal; bis 48 Stunden = ausreichend; später als 48 Stunden = schlecht).
- Kontakte pflegen: Wichtige Kontakte vollständig in die Adressverwaltung eingeben (z. B. für spätere Mailings oder Kundenbewertungen).
Dokumenten-Ablage im Computer
Verzichten Sie möglichst darauf, aus einer Datei ein Papierdokument zu machen. Die PC-Ablage hat die oberste Priorität. Jede Art von Papier-Dokument kann eingescannt und im Computer gespeichert werden. Suchen und Finden wird so erheblich beschleunigt. Wichtig dafür ist eine systematische Benennung von Ordnern und Dateien. Dokumenten-Dateien lassen sich Zudem bei Bedarf leichter per E-Mail zustellen (z.B. Bank, Steuerberater). Ausgenommen sind die Dokumente, die Sie unbedingt in Papierform aufbewahren müssen (z. B. Originalverträge).